Succesvol switchen naar hybride werken: tips van onze expert

Sinds de coronacrisis wordt er meer thuis gewerkt en dat zal zo blijven. Voor bedrijven komt het er nu op aan om de overgang te maken naar hybride werkplekken. Hoe kunnen ze dit doen en waarop moeten ze letten? “Voor een vlotte switch naar hybride werken moeten bedrijven zowel aandacht besteden aan de mens als aan de technologie”, zegt Lindy Espeel, Pre-Sales Engineer bij Van Gils.

Merk je dat bedrijven andere vragen en noden hebben dan voor de pandemie?

“Voor corona waren veel bedrijven al bezig met videoconferencing. De pandemie heeft alles in een stroomversnelling gebracht. De digitale transformatie ging in overdrive: bedrijven moesten snel schakelen als ze wilden dat alles vlot bleef draaien. Velen gingen in eerste instantie op zoek naar snelle basisoplossingen, zoals de aankoop van laptops, webcams en hoofdtelefoons waarmee werknemers vlot van thuis konden werken. Nu het duidelijk is dat hybride werken niet meer zal weggaan, zijn bedrijven op zoek naar het juiste evenwicht tussen thuis en op kantoor werken. Hierbij investeren ze in kwalitatieve videoconferencing infrastructuur in de vergaderzalen. Het doel is om elke medewerker betrokken en geëngageerd te laten deelnemen aan vergaderingen, van waar ze ook inbellen. Die interesse in technologie is goed: het is een belangrijke pijler van hybride werken én het is de core business van Van Gils. Anderzijds moeten bedrijven zorgen dat ze genoeg aandacht besteden aan het menselijke aspect. Want het is net de combinatie van mens en technologie die leidt tot het succes van hybride werken. Daarom zetten we sterk in op toegankelijke technologie, zodat mensen die niet zo technisch onderlegd zijn er ook vlot mee overweg kunnen.”

Wat kunnen bedrijven doen om het menselijke aspect voldoende aandacht te geven?

“Volgens onderzoek is de ideale verdeling twee dagen thuis werken en drie dagen op kantoor. Zo kunnen werknemers het meest genieten van de voordelen van thuiswerk (geen files, betere work-life balance, meer focus) en worden de nadelen voldoende gecompenseerd (minder contact met collega’s, gebrek aan betrokkenheid, minder creativiteit). Dit lijkt misschien een makkelijk in te voeren regeling, maar bedrijven mogen niet onderschatten dat dit nieuwe werkritme een grote aanpassing is voor hun personeel. Hybride werken is meer dan ‘gewoon’ bepalen wanneer er thuis en op kantoor gewerkt wordt. Om iedereen gemotiveerd te houden, zijn een goede visie en strategie cruciaal. Wie kan er hybride werken? Hoeveel dagen mag er thuis gewerkt worden? Zijn er vaste contactmomenten met collega’s en teamleden? Allemaal zaken om duidelijk over te communiceren naar de werknemers, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Het is ook goed om hierover in dialoog te gaan met elke collega apart. Staat hij of zij open voor hybride werk? Mensen die zich betrokken voelen, zijn des te gemotiveerder en dat is wat een bedrijf nodig heeft om succesvol te zijn.”

Volgens onderzoek is de ideale verdeling twee dagen thuis werken en drie dagen op kantoor. Zo kunnen werknemers het meest genieten van de voordelen van thuiswerk en worden de nadelen voldoende gecompenseerd.

Lindy Espeel, pre-sales engineer

Welke aanpassingen vereist hybride werken precies voor onze werkplekken?

“Nu hybride werken de nieuwe realiteit is, is het belangrijk dat bedrijven stilstaan bij de indeling en inrichting van hun kantoorgebouw. Het kantoor is geen louter functionele ruimte meer, maar een creatieve ontmoetingsplek met een ‘huiskamergevoel’. Aangezien werknemers niet meer voltijds op kantoor werken, hebben ze vaak geen vaste bureau en/of computer meer. Hierdoor verdwijnen de typische landschapskantoren. De dag dat werknemers op kantoor werken, kiezen ze een plek waar ze zich installeren met hun laptop. Bedrijven voorzien meer kleine meetingrooms waar mensen gefocust kunnen werken of in alle rust calls kunnen doen. Creatieve ruimtes stimuleren dan weer de interactie en innovatie in teams. Bedrijven zetten ook almaar meer in op de beleving voor de kantoorwerkers. Denk aan ontspanningsruimtes met dartsboard, pingpongtafel, gaming en video corners.”

Een belangrijk onderdeel van dat kantoorgebouw zijn de vergaderzalen, een domein waar Van Gils in gespecialiseerd is. Welke impact heeft hybride werken daar?

“Vergaderzalen worden anders ingericht dan vroeger, met een prominente rol voor technologie. Nu werknemers vaak met elkaar of met klanten samenwerken op afstand, is een videoconferencingsysteem met uitstekende beeld- en geluidskwaliteit onmisbaar geworden om vlot te communiceren. Een belangrijk aandachtspunt: rust vergaderzalen uit met de nodige technologie, waardoor werknemers die thuis meevolgen het gevoel hebben dat ze mee aan de tafel zitten. Op die manier blijven ze met hun aandacht bij de meeting. Want niks is vermoeiender dan een gesprek meevolgen van collega’s in een vergaderzaal waar je amper iets van begrijpt.”

Heb je nog een gouden tip voor bedrijven bij de switch naar hybride werken?

“Het is belangrijk dat bedrijven beseffen dat een hybride werkomgeving niet van de ene dag op de andere vorm krijgt. Experimenteer en stuur bij, en laat de mensen meedenken hoe het nog efficiënter kan. Dan voelen ze zich uitgedaagd. Op die manier wordt de hybride werkomgeving een extra manier om je bedrijf te profileren als aantrekkelijke werkgever. Want kandidaten hechten bij hun jobkeuze veel belang aan een doordacht en mensvriendelijk telewerkbeleid.”